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オンラインセミナー担当者が語る!準備段階で忘れがちなアレコレ

つるまう日記 2020.11.30

みなさんこんにちは!

JDCのWeb広告 兼 総務担当の下村です。

最近めっきり寒くなってきましたが、みなさんは体調など崩されていませんか?

今年はあまり外出ができなかったので、季節を感じるタイミングが少なかったですが、もう12月…。

新年まであと1ヶ月、みなさん風邪など引かれないよう、ぜひご自愛ください。

 

 

さてさて、時は少しさかのぼりますが、去る10月1日、おかげさまでJDCは設立1周年を迎えました!

これを記念しまして、JDCでは1周年記念のオンラインセミナーを開催いたしました。

 

昨年は設立記念として対面型のセミナーを開催したのですが、

今年はJDCとしても初の試み、オンラインセミナーに挑戦いたしました。

 

社会情勢柄、オンライン利用のセミナーが増えているという昨今。

セミナーだけでなく、オンライン会社説明会などを始める企業様も多いのではないでしょうか?

 

今回は、そんなオンラインセミナーの準備を進めているみなさんへ、

準備段階で忘れがちなアレコレやお得な情報をお伝えします!

 

準備段階で忘れがちなアレコレ

今回弊社で開催した「設立1周年記念 群馬の中小企業様向け無料Webセミナー」は、

JDCデジタルコミュニケーションプランナーの中西が陣頭指揮をとりました。

そんな中西プランナーに、苦労話などを聞いてみました。

 

質問1 オンラインセミナーの準備から終了まで、大変だったことは?

私自身オンラインセミナーの実施が初めてだったので正直すべてが大変でしたが、

特に苦戦したのは

  • 配信環境づくり
  • 配信中のZOOM操作

でしょうか…。

 

  • 配信環境づくりについて

「パソコンとヘッドセットがあればできる!」なんて簡単に考えていた時期も実はあったのですが、いざ準備を始めてみると配信時の環境づくりがとにかく大変でした…。

登壇者の映り方から音の聞こえ方まで細かい部分がなかなかうまくいかず、地道な調整が必要でした。

オンラインセミナーでは画面越しだからこそ相手に少しでもいい印象を与えたいところですよね!カメラ映りは意外と暗いので蛍光灯の真下、おすすめポジションです(笑)

また、ヘッドセットは想像以上に周囲の音を拾いますので静かな場所の確保室内の音の反響にも気を使えるといいと思います。

 

  • 配信中のZOOM操作について

今回弊社のセミナーではZOOMのウェビナー機能を使用しました。

ZOOMウェビナーでは登壇者それぞれが自分自身でカメラとマイクの切り替えが必要だったのですが、このタイミングを全員で合わせるのが難しかったです…。

切り替えがうまくいかないと変な間ができてしまったり、音のハウリングがおこったりします。

「台本や進行表があるから…」「なんとなくその場の雰囲気で何とかなる!」といった感覚は捨て、ぜひ念入りに事前リハーサルを行うことをお勧めいたします

【カメラ、マイク、画面共有のオン・オフ進行表】

<下村>

なるほど、会場のないオンラインセミナーはお手軽な印象もありますが、開催側はそう簡単にはいかないようですね。

 

場合によっては、お客様と初めての接点になるオンラインセミナー。

与えられる印象は、少しでもよくしたいものです。

周囲の音や、カメラ・マイクのオンオフ切り替えなど、やはりリハーサルは入念に行うことが大事なようです。

みなさんはリハーサルのお時間、しっかり確保してありますでしょうか?

 

質問2 これがあると便利!あった方がいい!というものはありますか?

個人的には「バーチャル背景」や「WEBアンケートページ」については準備していてよかったなと思っています!

使用していたZOOMではオンラインミーティングやオンラインセミナーを行う、または参加する際に背景に任意の画像を使用できる機能があります。
更に、こちらの機能は無料版ライセンスに既に搭載されており、グリーンバックも使用せずに「バーチャル背景」の設定が可能です。

「バーチャル背景」は見られたくない背景を隠すというのが大きな目的となりますが、自己PRや他の人を楽しませる要素ともなり得ます

例えば、背景内に自身の所属や名前、サイトのQRなどを入れることで名刺のような役割を果たすことができます。最近ではこのような使い方も増えているようですね。

 

次に「WEBアンケートページ」ですが、ZOOMでウェビナーの設定時に管理画面から終了時に表示するアンケートページの設定ができます

セミナー開催時にはアンケートを実施される方がほとんどではないかと思います。弊社も昨年のセミナー開催時に紙でのアンケートを実施いたしましたが、集計作業が大変でした。

回答が選択式の場合ならまだ負担は軽減されますが、感想等の文章部分の集計には時間がかかりますよね。

 

事前にアンケートページの設定をZOOM行っていた場合、そのままWEB上で視聴者に回答してもらうため、回答がデータとして蓄積できます。
そのため、集計作業にかかる時間はぐっと短くなります。

皆さんもオンラインでセミナーを開催される際にはぜひ取り入れてみてください!

 

<下村>

バーチャル背景が名刺のような役割になる、というのは面白いですね!

オンラインセミナーは目的によりますが、やはり視聴者には初対面の方が多いかと思います。

「ずっと喋ってるけど、この人どんな役職のなんて名前だったっけ…?」と思われてはもったいない!

みなさんも、会社のシンプルな壁やオフィス風景ではなく、ちょっと凝ったバーチャル背景を作成・設定してみてはいかがでしょうか?

 

また、アンケートに関して、昨年の紙アンケートを整理する際はなかなか大変でした…。

今回はWEBアンケートを利用したため、すぐに登壇者への共有もできて好評でした!

また、ZOOMを閉じた後にアンケートページのURLが表示されるため、視聴者もストレスなく回答して頂けるのではないでしょうか。

ウェビナー当日までお時間があるようでしたら、ぜひ検討してみてくださいね。

 

質問3  ZOOMウェビナーを使う場合のおすすめ機能があれば教えてください。

ZOOMのウェビナーアカウントには多々便利な機能がありますが、私がおすすめする機能は「投票機能」「レポート機能」になります。

「投票機能」ではウェビナー中にリアルタイムで視聴者に簡単なアンケートを行うことができます
更に、回答もその場で表示が可能ですので、視聴者に「セミナーに参加している」といった意識を持っていただき、よりライブ感を演出できます。
ただ見るだけでなく、実際に参加している気分になれるのは面白いですよね。

「レポート機能」についてはその名の通り開催したウェビナーのレポートを取得する機能になります。
参加者から得たアンケート、エンゲージメント(視聴時間や離脱率など)のレポートを取得できますので、次回セミナーに向けての分析やその後の営業活動に役立てることができます。

 

<下村>

オンラインセミナーを視聴する側のとき、カメラやマイクをオフにしていると、つい「セミナーに参加している」という自覚が薄れてしまいますよね。

オンラインセミナーを視聴する大部分の方が、業務の片手間に視聴しているとのデータもあるようです。

これはオンラインセミナーのデメリットにもなり得ますが、中西プランナーが紹介してくれた「投票機能」を使えば結構解決できそうですね!

なるべく視聴者に「参加している感」を与えたい場合は、ぜひ使ってみてくださいね。

また、視聴者の行動が見えづらいと思われがちなオンラインセミナーですが、それが可視化できる「レポート機能」も、ぜひ活用したいです。

 

セミナーやっておしまい、では意味がないので、こういったツールはどんどん活用し、今後の営業や次のセミナーに活かしたいですね。

 

最後に、中西プランナーからセミナー開催の感想をいただきました。

 

質問4 オンラインセミナーだからよかったこと・できたこと

個人的にはオンラインで会場がないからこそ、逆に気軽に参加していただけたことではないかと思っています。

オンラインだと場所や移動時間を気にする必要がほとんどないので、ちょっと遠方の方や、「忙しくて移動時間が取れない…」なんて方でも参加できそうですよね…!

スマホやPCがあれば簡単に参加ができることもあってか、お陰様で沢山の方からお申し込みをいただくことができました!

オフラインで伝わることもあれば、オンラインだからこそ伝えられることがあるのかなと実感できた機会となりました。

 

<下村>

確かに、実際に足を運ばなくてはいけない対面型セミナーと比べ、参加者側が場所に縛られないオンラインセミナーは、参加のハードルが低いですよね!

会場の手配などが不要になるため、その分の労力をセミナーの完成度に注ぎ込みたいものです。

 

中西プランナー、ありがとうございました!

 

まとめ

▼本日のまとめ▼

  • カメラ映りや周囲の音、カメラやマイクのオンオフ切り替えなど、
    配信時の環境づくりに注意!リハーサルは入念に!
  • バーチャル背景やWEBアンケートを利用して、一歩進んだオンラインセミナーを!
  • ZOOMウェビナー利用なら、投票機能やレポート機能といったオプション機能が便利!

 

いかがでしたでしょうか?

本日は、オンラインセミナーの準備段階で忘れがちなアレコレや、お得な情報をお伝えできたかと思います。

 

もし本記事の中で「準備を忘れていた!」という項目がありましたら、ぜひみなさんのタスクに追加しておいてくださいね!

 

 

最後になりますが、現在JDCのWebサイトでは、本記事でも紹介いたしました「設立1周年記念 群馬の中小企業様向け無料Webセミナー」の視聴用動画を公開しております。

ご興味がありましたら、ぜひご視聴くださいませ。

※視聴にはいくつか注意がございます。詳しくは下記URLの注意書きをご参照ください

 

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■セミナー概要

【第1回】中小企業営業者様向けセミナー

「ポストコロナ時代のデジタルコミュニケーション」

 

【第2回】BtoC企業様向けセミナー

「顧客をつかむ、デジタル時代のコミュニケーション」

 

【第3回】人事採用担当者様向けセミナー

「自社求人サイトとデジタル広告を活用した求人施策」

 

■セミナー動画視聴 エントリーページ

https://joetsu-dc-seminar.com/entry

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本記事がみなさんの参考になりましたら幸いです!


中西(ニックネーム:にっちゃん)

下村(ニックネーム:シナモン)
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